1. 计划聘请短期外专的各学院（部），于每年11月15日前向外事处申报下一年度的聘请计划，并按要求填写“聘请短期文教专家申请表”。
2. 各相关学院（部）与拟聘专家进行联系，商定确切的入出境日期，索要讲学提纲以及专家的护照号码等个人资料。
3. 各学院（部）领导或项目负责人向拟聘专家寄发邀请函。
4. 各学院（部）于短期外专到校前两星期向外事处提交《短期境外文教专家学术（讲学）活动计划》。
5. 专家到校前，相关学院（部）负责张贴讲学海报。
6. 相关学院（部）指定专人作为合作教师，负责短期外专在校期间的各项联系工作。
7. 讲学结束后，相关学院（部）应于短期外专离校后两周内向外事处提交《短期境外文教专家学术（讲学）活动小结》，总结外专在校所进行的学术交流活动情况。