关于印发《上海海洋大学会计档案管理办法》的通知

作者:张虹     索取号:G1051202000-2017-0033     发布时间:2017-09-18     浏览次数:178 

上 海 海 洋 大 学 文 件

沪海洋财〔201717


关于印发《上海海洋大学会计档案管理办法》的通知

各学院、各部门:

现印发《上海海洋大学会计档案管理办法》,请按照执行。

特此通知。

附件:上海海洋大学会计档案管理办法

                    上海海洋大学

                     2017918

附件

上海海洋大学会计档案管理办法

第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,完善内部控制制度,保证会计资料的完整,根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)的规定,结合我校的情况制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 财务处负责学校会计档案工作,在学校档案馆的指导下,制定会计档案工作制度。

第四条 下列会计资料应当进行归档

()会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

()会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿;

()财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

()其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

()形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

()使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

()使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

()采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

()建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

()形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第七条 满足本办法第六条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第八条 财务处按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第九条 各类会计档案整理立卷要求:

()会计凭证:会计凭证要按时做好整理和归档责任到人,做到装订整齐、完整、牢固,按适当的厚度装订成本,每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日;自第**号至第**号,会计主管人员、装订人员要盖章,封面上加盖骑缝章,交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求,将装订好的凭证入盒,按期移交档案部门,由档案部门管理。

()会计账簿:年度终了,电脑打印各种账册后,将活页帐按顺序排好,加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全,要写帐户全称,不能只写科目的代号。“本账页数”要写帐的有效页数;会计主管人员和会计人员都要盖章。归档时卷脊上必须写****年度****帐,写上案卷号,按期归档。

()财务报告:财务报告在年度终了,由主管报告人员按时间顺序整理、装订、立卷。卷面上逐项写明报表名称、页数,经会计主管人员审核、盖章后,由专人负责装盒归档。

()其他会计资料:其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本,立卷归档。

第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务处保管一年,期满之后,移交学校档案馆统一保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案馆同意。

第十一条 财务处在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十二条 会计档案须专人负责保管。保证会计档案完好无缺,做到不丢失,不破损、不霉烂、不被虫蛀等。会计档案具有保密性,其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。

第十三条 会计档案不得借出,如有特殊需要,经财务处负责人批准可以提供查阅或者复制,并严格按照档案利用的相关制度履行登记手续。在进行会计档案查阅或者复制时,确保会计档案的安全完整,严禁篡改和损坏。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十五条 学校对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,经相关程序批准后,可以销毁。

第十六条 会计档案鉴定工作由档案馆牵头,组织财务、审计、纪检监察等单位人员共同进行。

第十七条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

()由学校档案馆会同财务处编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

()学校负责人、档案馆负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

()学校档案馆负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章,并将监销情况书面报告本单位负责人。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案馆、财务处和现代信息与教育技术中心共同派员监销。

第十八条 违反本办法规定的单位和个人,依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第十九条本办法由财务处、档案馆负责解释。

第二十条 本办法自颁布之日起施行。原《上海海洋大学会计档案管理规定》(沪海洋财〔201028号)同时废止。

附表

会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

1

各种会计凭证

30

包括:原始凭证、记账凭证和汇总表

会计账簿

2

日记账

30

3

总账

30

4

明细分类、分户账或登记簿

30

5

固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5

财务会计报告

6

部门财务报告

永久

7

部门决算

永久

8

会计月、季度报表

10

其他会计资料

9

银行存款余额调节表

10

10

银行对账单

10

11

会计档案移交清册

30

12

会计档案保管清册

永久

13

会计档案销毁清册

永久

14

会计档案鉴定意见书

永久




上海海洋大学办公室2017922日印发

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