上海海洋大学会计档案管理规定

作者:张虹     索取号:G1051202000-2016-0006     发布时间:2016-07-06     浏览次数:15 

上海海洋大学会计档案管理规定

 

为了加强会计档案管理,完善内部控制制度,保证会计资料的完整,根据《会计法》和《档案法》的规定,结合我校的情况制度本办法。

一、会计档案管理分类

会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告以及贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计报表书面形式的会计核算资料。具体包括:

1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿类:总帐、明细帐、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

二、会计档案的整理和归档

1.会计凭证的整理。会计凭证要按时做好整理和归档责任到人,做到装订整齐、完整、牢固,按适当的厚度装订成本,每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日;自第**号至第**号,会计主管人员、装订人员要盖章,封面上加盖骑缝章,交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求,将装订好的凭证入盒,按期移交档案部门,由档案部门管理。

2.会计账簿的整理。年度终了,电脑打印各种账册后,将活页帐按顺序排好,加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全,要写帐户全称,不能只写科目的代号。“本账页数”要写帐的有效页数;会计主管人员和会计人员都要盖章。归档时卷脊上必须写****年度****帐,写上案卷号,按期归档。

3.财务报表的整理。财务报表在年度终了,由主管报表人员按时间顺序整理、装订、立卷。卷面上逐项写明报表名称、页数,经会计主管人员审核、盖章后,由专人负责装盒归档。

4.其他会计资料的整理。其他会计资料,包括工资发放清册,奖、助学金发放清册,个人所得税上缴明细清册,公积金凭证,公积金结存单等需移交档案部门的重要资料按会计账簿的整理要求装订成本。收据存根、学费收据存根、学生医药费存根,其他与财务活动有关的文件报告等等。这部分资料虽不全部移交档案部门,也要统一收集,建立完善的领用手续,注销时必须逐页检查存根联是否连号。活页存根须装订成册,加盖封面,注明年、月、日;自第**号至第**号,装订人员盖章后,移交专人保管,按序存放,便于查询。

5.会计资料的归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务与资产管理处保管一年,期满之后,由财务与资产管理处编制移交清册移交学校档案室统一保管。有价证券的存根,由财务与资产管理处保存五年,到期按财务档案销毁方法,进行销毁。

三、会计数据备份管理

1.日常工作中,应定期按时对数据进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

2.为保证备份数据的安全,备份软件必须贴上保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3.随计算机配置而来的操作系统,各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管。

四、会计档案的保管和调阅

1.会计档案的保管。须专人负责保管。保证会计档案完好无缺,做到不丢失,不破损、不霉烂、不被虫蛀等。会计档案具有保密性,其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。

2.会计档案不得借出,如有特殊需要,经财务与资产管理处负责人批准可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案人员,严禁在会计档案上图画、拆封和抽换。

五、会计档案的销毁

1.由学校档案部门会同财务与资产管理处填写《会计档案销毁保管》,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.学校的负责人在会计档案销毁报告及清册上签署意见。

3.监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案,要防止泄密、丢失。

4.销毁会计档案时应由档案部门、审计部门、财务与资产管理处共同派员监销。

5.销毁后,档案部门、审计部门、财务与资产管理处应当在会计档案销毁清册上签名盖章,归档保存,并将监销情况书面报告本单位负责人。

六、本文件属沿用文件,原文名:上海水产大学会计档案管理规定;文件已自200311日施行。

 

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